« Email marketing Tips En Tricks:

E-mail als strategisch wapen in bedrijfscommunicatie

Hier willen we u een aantal tips meegeven om E-mail in te zetten als een strategische bedrijfscommunicatie tool.
We doen dit aan de hand van volgende aandachtspunten:
• Persoonlijke e-mail boxen
• Aliassen
• Antwoorden op aanvragen
• Signatures
• Taalgebruik
• Bijlagen

Persoonlijke E-mail boxen
Naarmate meer en meer bedrijven hun volledige netwerk aansluiten op het internet, zien we een evolutie naar persoonlijke e-mail adressen zoals
jan.peters@bedrijf.be
of zelfs gewoon
jan@bedrijf.com

Oorspronkelijk waren veel e-mail adressen algemeen of per afdeling:
info@bedrijf.be
sales@organisatie.com
accountancy@company.net
...

Het belang neemt steeds toe en meer en meer medewerkers maken gebruik van e-mail.
En dan is het bijzonder onpraktisch als alle verkoopmedewerkers van die ene internet pc met dat ene mail adres moeten gebruik maken: mails komen niet bij de juiste persoon terecht, er ontstaan wachtrijen,...

Daarom raden we u aan om al uw medewerkers die e-mail zullen gebruiken een eigen persoonlijk mailadres te geven.
Op lange termijn is het efficiënter en het komt het imago van uw bedrijf of organisatie ten goede.

Aliassen
Wat is het verschil tussen een alias en een e-mail box?
Een e-mail box is letterlijk een elektronische brievenbus waarvoor u een sleutel heeft (login - paswoord).
Een alias is het adres dat u naar buiten communiceert. Bijvoorbeeld :
uw e-mail login is: gdt1589
password : xxxxx
alias : uwnaam@bedrijf.be


Het leuke is dat u aan één mailbox meerdere aliassen kunt toekennen. Waarom vraagt u? Zo kunt u een verschillende alias communiceren naargelang de doelgroep, klant,... waarnaar u zich richt.
Bijvoorbeeld:
• 'voornaam@bedrijf.com' gebruikt u voor e-mail naar goede, vertrouwde klanten.
• 'voornaam.familienaam@bedrijf.com' indien u mailt naar een nieuwe prospect (formeler).
• 'sales@bedrijf.com' plaatst u op uw bedrijfsfolder.


U ziet de mogelijkheden? Naargelang de omstandigheden, kunt u een ander e-mail adres communiceren en alle mail komt toch bij u terecht!

Antwoorden op elektronische aanvragen
Uw bedrijf heeft zich aangesloten op internet, u heeft uw medewerkers een scala aan e-mail adressen en aliassen bezorgd en u heeft deze adressen naar de buitenwereld gecommuniceerd.
Leuk, maar nu begint het pas.

Internet is een snel medium en uw contacten, klanten,... verwachten van u ook een snelle reactie.
Een basisrichtlijn is dat u een antwoord geeft binnen de 24 tot maximaal 48 uren op elke aanvraag.

Nee, u hoeft niet meteen een pasklaar antwoord te geven. In sommige gevallen is dit helemaal niet mogelijk.
Maar wel iets in de zin van:
Geachte... ,
We hebben uw aanvraag goed ontvangen en danken u voor uw interesse in onze diensten.
We behandelen uw vraag zo snel mogelijk en u mag in de loop van volgende week een passend antwoord verwachten.

Met vriendelijke groeten
enz...


De volgende stap is natuurlijk dat u volgende week effectief contact opneemt met uw klant.

Het is heel belangrijk dat AL uw 'internetmedewerkers' doordrongen zijn van deze internet filosofie. Kwestie van alle neuzen in dezelfde richting te plaatsen.

Signatures
De meeste e-mail programma's (Outlook, Eudora, Outlook Express,...) bieden u de mogelijkheid om een signature in te stellen.
Een signature is een stukje tekst dat u zelf kunt opmaken en meesturen met elk e-mail berichtje dat u verzendt.
Bijvoorbeeld :
Steven De Leus
Business Development
steven@v-b.be
tel +32 (0)16/20.21.22
fax +32 (0)16/20.21.24
GSM: +32 (0)494/99.26.36
Zo een signature kan dus een schat aan basisinformatie over uw bedrijf bevatten: bedrijfsnaam, slogan, contactgegevens,... Maar opgelet: hou het bondig.
Vergelijk een signature met een visitekaartje: het geeft kort de identiteit van uw bedrijf weer en nodigt de ontvanger uit om met u in contact te treden.

Taalgebruik
Er bestaan geen vaste regels voor taalgebruik in e-mail berichtjes. Over het algemeen zien we dat dit zich ergens situeert tussen gesproken taal en formele 'brieftaal'.
Alles hangt natuurlijk af van uw correspondent: mailt u naar een vertrouwde relatie of gaat het om een nieuw contact?

Formele richtlijnen ivm. lay-out, openingszinnen, slotzinnen,... zijn zeker niet verplicht.
Het volgende zal in de meeste gevallen volstaan:
Geachte heer Peters,

xxxx yyyy

Met vriendelijke groeten,

uw naam + functie

Signature


En naar uw vertrouwde contacten (zelfs klanten) mag het best nog een stukje informeler.
Een goede spelling en correct taalgebruik zijn uiteraard vanzelfsprekend.

Bijlagen
De meeste e-mail programma's bieden u de mogelijkheden om files (foto's, documenten,...) mee te sturen met uw berichtjes.

Hou echter rekening met de toegangssnelheid van uw correspondent. Via de kabel of een snelle leased line kunt u perfect bestanden meesturen van ettelijke megabytes.

Als uw correspondent echter een modem gebruikt voor zijn internet toegang, dan zal hij/zij u heus niet dankbaar zijn voor het 'verstoppen' van zijn/haar e-mail box.

Stuur niet meer dan 1 Megabyte tegelijk naar één correspondent. Tenzij u zeker weet dat hij/zij gebruik maakt van een snelle verbinding.

BESLUIT
Met bovenstaande elementen hebben we zeker niet alle aspecten en mogelijkheden van e-mail behandeld.
Maar u heeft hiermee reeds een aardige basis voor het opstellen of bijsturen van de e-mail strategie van uw bedrijf.

Met een minimum aan inspanningen en creativiteit zal e-mail een extra toegevoegde waarde betekenen voor uw bedrijf!